Навіщо компанії аналіз і оптимізація бізнес-процесів та який результат можна отримати наприкінці змін

Кожен власник хоче, щоб його компанія працювала як годинник, прибуток зростав, а працівники завжди були ефективними. А ще у керівників є мета — позбутися мікроменеджменту. Саме тому аналіз і оптимізація бізнес-процесів можуть буквально допомогти керівникам створити компанію мрії. Про те, що ж аналізують та як виглядає оптимізація процесів в середині компанії, а також заради чого це все робити, поговоримо далі.

Що означає аналіз і оптимізація бізнес-процесів

Кожен бізнес — це низка процесів, які в результаті дають прибуток або збиток чи певним чином впливають на цей результат. Це й виробничі процеси, і процес продажу товарів, і процес наймання персоналу, й комунікація з клієнтами.

Водночас ці процеси мають різну ефективність. Наприклад, різноманітні HR-процеси можуть мати низьку ефективність і тоді в компанії  постійна нестача працівників з певною спеціалізацією.

Або продукція, в яку вкладено багато грошей і яка краща за продукти конкурентів, продається погано. А це вже може бути й маркетинг слабкий, і логістика погана, або ще якісь “вузькі” місця знайдуться. Тож варто укласти договір з БЮРО для аналізу ефективності бізнесу.

Аудит бізнес-процесів означає:

• перевірку реальної логіки процесу (тобто як із пункту А в пункт В потрапляє клієнт, замовлення або завдання);
• хто на справді що робить;
• чи працюють регламенти, розпорядження та інші “доктрини” керівництва;
• де система дає збій, тобто “вузькі” місця;
• скільки коштує кожен крок на шляху до результату (часу, зусиль, грошей);
• скільки рекламацій, скарг або браку буває в результаті;
• як справи з внутрішньою комунікацією між підрозділами.

В результаті аналізу отримують чітку наочну схему усіх бізнес-процесів з проблемними місцями й пропозицією як їх оптимізувати.

Потім власник може отримати пропозицію стосовно:

• оптимізації або так званої реструктуризації процесів;
• у поганому випадку — стосовно реінжинірингу, тобто повної перебудови бізнесу.

Якщо мова йде про оптимізацію, такий аналіз дасть змогу зрозуміти, які саме процеси можна автоматизувати, впровадивши ERP та CRM, які прибрати взагалі, зменшити кількість персоналу або провести перерозподіл функцій між співробітниками та ін.

Які переваги та недоліки має аналіз та оптимізація бізнес-процесів

Варто розуміти, що ця послуга — не панацея для бізнесу й 100% гарантію успіху вам ніхто не дасть. Тому перед тим як наважитися на зміни, візьміть до уваги усі “за” та “проти” цього рішення.

Плюси рішення замовити аналіз та оптимізацію бізнес-процесів:

• є шанс збільшити ефективність процесів;
• є шанс знизити витрати на неефективні процеси;
• можна скоротити зайвий персонал;
• можна прискорити процеси, а значить швидше отримуватимете прибуток;
• якщо все вдасться, то збільшиться конкурентоспроможність та стійкість бізнесу,

Але є і мінуси:

• опір змінам з боку персоналу;
• саботаж оцінювання процесів з боку персоналу;
• менеджери надають неправдиву, більш ідеальну версію того, що відбувається в компанії;
• в період змін можуть звільнятися цінні працівники;
•  криза може тривати до року й в цей час ви можете втрачати гроші;
• якщо потрібен реінжиніринг, то це значні інвестиції та дуже болючий процес для персоналу;
• немає гарантій, що після змін ви отримаєте той результат, на який очікували.

Тому якщо ви наважилися на оптимізацію процесів компанії, варто одразу дізнатися про те, що буде потрібно втілити в життя, що таке архітектура ERP-системи та скільки рівнів має та навіщо вона вашому бізнесу та інше. Тож навіть якщо ваша компанія веде справи в Одесі, є сенс перейти на сайт burocompany.com.ua та дізнатися більше про можливість зробити свій бізнес більш прибутковим та ефективним.